Der Zweck heiligt die Mittel!

In Projekten gibt es eine Menge an Aktivitäten, die sich in Handlungsfelder gliedern lassen.
Man findet diese in vielen Facetten und nahezu allen Lebensbereichen – vom kleinen privaten Projekt bis hin zum hochkomplexen IT Vorhaben. Es gibt Bereiche – insbesondere im privaten Umfeld – in denen wir instinktiv und wie selbstverständlich alle diese Domänen bespielen und es gibt andere Bereiche, in denen wir überlegen müssen um zu einem sehr guten oder sogar herausragenden Ergebnis zu kommen.

Insbesondere in komplexen Vorhaben sind die folgend thematisierten Domänen kritische Erfolgsfaktoren. Dabei kommt es oft weniger darauf an, es gemäß Best Practise „wie andere“ zu tun sondern vielmehr ein ausgewogenes – an den spezifischen Rahmenbedingungen ausgerichtetes – Verhältnis zwischen Aufwand, Zeit und Nutzen herzustellen.

• Implementierung
  Die Implementierung ist immer der offensichtlichste Teil im Projektgeschehen und stellt die Erarbeitung des Projektgegenstandes sicher.
• Projektmanagement
  Projektmanagement ist die Dienstleistungsfunktion, die den Erfolg im Projekt ganzheitlich sicherstellt. Ein elementarer Bestandteil ist die Planung und Steuerung des Vorhabens. Stehen alle Ressourcen rechtzeitig zur Verfügung? Passt die Planung zu externen Rahmenbedingungen? Sind Zielstellungen erarbeitet und kommuniziert? Sind die richtigen Personen einbezogen?
• Anforderungsmanagement
  Das Anforderungsmanagement stellt von Beginn bis zum Projektabschluss sicher, dass die richtigen (i.S.v. vereinbarten) Leistungspunkte implementiert werden.
• Testmanagement
  Vor dem Abschluss eines Projektes steht die Testphase. Das Testmanagement liefert den methodischen Unterbau zu dieser – im Projektlebenszyklus kritischen – Phase.
• Organizational Change / Begleitung von Veränderung.
  Veränderung mündet mitunter in Widerstand. Sie haben die Wahl – Agieren und proaktiv Menschen mit auf die Reise nehmen oder Reagieren und „Feuerlöschen“.

Ich möchte den Bogen gern schließen. Zu allen Themen können Sie eine separate Organisation aufbauen. Abhängig von den Interessen der Stakeholder und deren Historie werden werden im Projekt Themen garnicht, in einem gangbaren Maße oder auch in einer überstrapazierenden Art und Weise zur Anwendung gebracht. Glück und Unglück liegen dabei dicht beieinander, da die Fäden am Ende eines Projektes zusammenlaufen. Als Verantwortlicher befinden Sie sich dann in einer unglücklichen Situation, da das Budget aufgebraucht, die Leistung aber nicht oder nur teilweise erbracht ist.

In der Grafik sind einige Grenzwerte eingetragen. Die KO Zone steht für den kritischen oberen und unteren Bereich. Wenn Sie eine Domäne so wenig (oder auch so intensiv) bearbeiten, benötigen Sie für einen Projektabschluss eine große Portion Glück. Die kritische Ober- und Untergrenze umrahmt den in Ihrer Umgebung etablierten und damit erfolgsversprechenden Bereich. Die grünen Rahmen kennzeichnen das Optimum. Wenn Sie sich für die Schwellen die Kriterien zurechtlegen, haben Sie noch einen weiteren Vorteil: Sie können aktiv darüber entscheiden, ein Thema nicht in ‚voller Schönheit‘ durchzuführen sondern stattdessen den sich im Projekt ergebenden Rahmenbedingungen anzupassen. Darüber hinaus wissen Sie auch, wann die Zeit für eine Eskalation gekommen ist (kritischer Schwellwert über- / unterschritten) und wann das Projekt generell zur Disposition steht.

Das Abstecken der Themenfelder zu Projektbeginn ist somit eine heilsame Übung. Es ist der Zeitpunkt, zu dem Sie über die Intensität und den damit verbundenen Aufwänden sowie der benötigten Zeit in Verhandlung gehen können.

• Was erwarten wir vom Projektmanagement? Wie detailliert benötigen wir die Planung und wie sieht die Projektgovernance aus? Für ein Vorhaben von einigen Arbeitstagen werden Sie wohl keine MS Project Planung benötigen. Ist ein Gatingverfahren nötig und wenn ja – wieviele Gates müssen mit welchem Unterbau durchlaufen werden?
• Wie werden Anforderungen erhoben und verwaltet? Sind drei Workshops mit den entsprechenden Stakeholdergruppen ausreichend oder benötigen wir eine Analysephase mit intensiver Untersuchung des IST-Zustandes als Basis für eine SOLL-Stellung? Möchten Sie einen Papierprozess in einer Anwendung verankern, eine automatisierte Toollösung für mehrere Prozesse ablösen oder für ein noch garnicht vorhandenes Thema eine Lösung erarbeiten?
• Wie nimmt der Kunde (intern / extern) die Projektergebnisse ab und welche Anforderungen gibt es gegen die Qualität des Ergebnisses?
• Wie hoch ist der Wunsch aller Beteiligten nach einer neuen Lösung und mit welchen Widerständen ist zu rechnen?
• Übergreifend – welche Chancen und Risiken sehen Sie in den einzelnen Domänen? Wie hoch schätzen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeiten?

Bleibt mir, Ihnen ein schönes nächstes Projekt zu wünschen. Für Fragen stehe ich gern zur Verfügung: Kontakt .